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Não pense que, por causa das redes sociais, o e-mail foi abandonado: ele é uma das ferramentas mais importantes no ambiente de trabalho das grandes empresas, além de ser essencial para realizar o cadastro em plataformas digitais.
Entrar em contato com colaboradores, fornecedores e colegas de trabalho por e-mail é uma forma de garantir que informações importantes jamais sejam perdidas ou esquecidas. Por isso, manter a sua caixa postal sempre organizada pode ser a diferença entre encontrar imediatamente o que precisa ou perder vários minutos (horas, talvez) procurando algo em meio à confusão.
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Você não quer passar por este tipo de situação irritante, frustrante e constrangedora, não é mesmo? Não se preocupe: esse artigo tem várias dicas valiosas para deixar o seu e-mail sempre limpo e organizado.
Organize o seu e-mail agora
Caso você nunca tenha organizado a sua caixa de e-mail na vida, provavelmente terá de separar vários minutos (talvez algumas horas) para deixar tudo dentro dos conformes. Tenha paciência: o processo é um tanto quanto cansativo na primeira vez, mas vale a pena.
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Lembre-se de manter a casa sempre limpa: de nada adianta organizar o seu e-mail se não tiver vontade de manter tudo no seu devido lugar depois.
Responda as mensagens rapidamente
Um e-mail a menos esperando resposta é sempre uma boa ideia. Se for possível, responda-os tão logo quanto for possível: caso contrário, poderá acumular diversas tarefas desnecessariamente – além de poluir visualmente a sua caixa de entrada.
Caso não possa responder as mensagens em poucos instantes, siga a próxima dica.
Use marcadores
Assim como ferramentas de gestão de trabalho, os principais serviços de e-mail, como Outlook e Gmail, oferecem a oportunidade de criar marcadores personalizados. Assim, você poderá dividir a sua demanda de acordo com sua natureza e urgência de maneira prática e descomplicada.
Poucas pessoas usam este conveniente recurso, e isso é realmente lamentável. Muitas dores de cabeça com o chefe poderiam ter sido evitadas se marcadores fossem inseridos em mensagens pendentes.
Experimente filtros
As plataformas de e-mail oferecem vários filtros para que as mensagens recebidas sejam automaticamente encaminhadas para pastas específicas. Assim, você não precisará organizar todas as mensagens recebidas manualmente – o que pode ser simplesmente inviável em muitos casos.
Embora já existam predefinições convenientes nestes serviços, você pode construir soluções totalmente personalizadas: caso receba mensagens com certas palavras-chave, elas poderão cair em pastas urgentes ou de lixo eletrônico imediatamente, por exemplo. Esse tipo de configuração pode demorar algum tempo, mas facilita drasticamente a organização no longo prazo.
Saia de newsletters
Depois de alguns meses ou anos, é normal que dezenas de empresas (conhecidas ou não) comecem a entupir a caixa de entrada com anúncios publicitários. Algumas abusam da sorte e realizam inúmeros encaminhamentos ao longo do dia. Você certamente não precisa desse tipo de conteúdo abusivo em seu e-mail.
Dedique alguns instantes do seu dia para desinscrever-se de newsletters. Assim, você poderá economizar espaço na nuvem para receber conteúdos de relevância. O procedimento costuma ser incrivelmente simples, bastando apenas alguns toques na tela.
Crie pastas
Por padrão, os serviços de e-mail oferecem algumas pastas (Caixa de entrada, caixa de saída, lixo eletrônico, publicidade etc.). Contudo, você pode criar quantas pastas quiser para categorizar tudo o que você recebe.
Depois de criar todas as pastas de que você precisa, não se esqueça de configurar filtros para que certas mensagens sejam depositadas diretamente nos locais correspondentes. Do contrário, você poderá perder muito tempo em frente ao computador ou ao smartphone. E tempo é dinheiro.
Use aplicativos de e-mail
Você pode acessar suas mensagens pelo navegador, mas essa é uma atividade bastante contraproducente em smartphones. Em vez disso, prefira sempre utilizar aplicativos de e-mail para otimizar a tarefa.
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O Outlook (disponível no Google Play e na App Store), aplicativo oficial da Microsoft para seu serviço de e-mail, foi recentemente atualizado e oferece recursos avançados e extremamente simples de serem configurados: experimente!
Spark, Blue Mail e ProtonMail são excelentes aplicativos de e-mail para celular, também. Gerencie múltiplas contas em um só lugar, economize tempo e espaço de armazenamento.
Use filtros de pesquisa para ganhar tempo
Procurar e-mails específicos manualmente pode levar um belo tempo – e talvez você não possa se dar a esse luxo. Em vez disso, que tal usar a barra de pesquisa para encontrá-los? Palavras-chave são suficientes para encontrar aquelas mensagens de meses, anos atrás.
Imagine o seu e-mail como uma grande biblioteca virtual: mecanismos de busca são utilizados constantemente para encontrar o que você deseja e, com isso, não perder o ritmo acelerado do dia a dia.
Apague e-mails antigos
Se você não precisa mais de determinadas mensagens, por que elas ainda estão na caixa de entrada ou em outras pastas? Hora de reservar um pouco do seu tempo para excluí-las, uma a uma, com total atenção.
Este tipo de “faxina” pode levar um bom tempo; então, aproveite para preparar um café, um chá ou um suco bem gelado para relaxar!
Faça backups periodicamente
Informações podem ser perdidas ou dados podem ser corrompidos por várias razões. Sendo assim, fazer uma cópia de segurança das suas mensagens é sempre indicado.
Boa parte dos serviços de e-mail oferecem recursos para esta finalidade. Os dados podem ser guardados na nuvem ou localmente, caso possua armazenamento seguro para isso. Não é recomendável guardar essas informações, ainda que criptografadas, em drives internos – a não ser que eles tenham sido separados especialmente para isso.
Faz quanto tempo que você não arruma o seu e-mail?
Depois de um longo período de negligência, organizar as mensagens pode parecer uma tarefa desanimadora e cansativa. Mas um ambiente limpo e organizado é sempre mais feliz e prazeroso. Essa lição não vale somente para os cuidados com o lar ou com o ambiente de trabalho.
O primeiro passo geralmente é o mais difícil, diriam alguns. Porém, depois que tudo estiver devidamente filtrado e organizado, bastará manter as coisas em seu devido lugar.
Faz quanto tempo que você não abre o seu e-mail para organizá-lo? Não tenha medo de se expor: você não está sozinho.
